Prot.:28/2018
Oggetto: TRATTAMENTO DATI PERSONALI – INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 REG. UE 679/2016
Gentili Genitori ,
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679 del 2016, in relazione ai dati personali Vostri e di Vostro/a figlio/a forniti alla Scuola dell’infanzia Provera e nido integrato I Cuccioli
Vi informiamo che il trattamento che la Scuola effettuerà sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza e degli ulteriori principi di cui all’art. 5 Reg. UE 679/2016.
Vi informiamo, perciò, di quanto segue
- Titolare del trattamento ed esercizio dei diritti
Per quanto riguarda i dati da Voi forniti e relativi alla Vostra persona e/o a quella di Vostro/a figlio/a, conformemente alla vigente disciplina in materia di trattamento dei dati personali, Titolare del trattamento è la Scuola dell’infanzia Provera e nido integrato I Cuccioli con sede in Via Redipuglia n. 23/A CAP 31100 Treviso Prov. (TV ) C.F. 80010130260 e P.I. 01968900264 cui potete rivolgerVi per qualunque questione attinente il trattamento dei dati personali, incluso l’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15 ss Reg. UE 679/2016 (in particolare quello di chiedere l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento o l’opposizione ad esso, la portabilità dei dati).
- Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali è finalizzato:
a) all’espletamento delle procedure di iscrizione, amministrative e di legge;
b) al corretto e completo svolgimento di tutte le attività didattiche e ricreative;
c) a consentire che soggetti terzi (es. nonni, zii…) possano prelevare il/la bambino/a in sostituzione dei genitori;
d) alla diversificazione degli alimenti da somministrare al/alla bambino/a durante il pranzo e le merende, qualora il/la bambino/a abbia particolari esigenze e/o allergie e/o intolleranze alimentari;
e) alla diversificazione delle attività di gioco e/o motorie e/o di insegnamento qualora il/la bambino/a abbia particolari patologie e/o disabilità o altre esigenze mediche, di carattere psichico o fisico, tali da richiedere particolari accortezze nello svolgimento delle predette attività;
f) a far sì che le insegnanti e gli altri operatori sappiano come reagire e comportarsi nel caso in cui il/la bambino/a soffra di allergie o altre patologie che richiedano un pronto intervento allorché esse si manifestino;
g) alla diversificazione degli alimenti da somministrare al/alla bambino/a durante il pranzo e le merende, qualora a richiedere ciò siano la fede religiosa (es. islamica o induista) della famiglia di appartenenza del/della bambino/a o altre motivazioni dei genitori (qualora essi siano ad es. vegetariani o vegani);
h) riprese fotografiche e/o video.
3. Modalità di trattamento e tempi di conservazione
3.1. Per “trattamento” si intende, ai sensi del num. 2 dell’art. 4 Reg UE 679/2016, qualsiasi operazione compiuta, con o senza l’ausilio di processi automatizzati, e applicata a dati personali come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Le operazioni possono essere svolte con materiali cartacei oppure con l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati. Il trattamento è svolto dal Titolare-Scuola dell’infanzia Provera e nido integrato I Cuccioli e/o dagli Incaricati, autorizzati al trattamento ed operanti sotto la diretta autorità del Titolare attenendosi alle istruzioni loro impartite (così come richiesto dagli artt. 29 e 32, comma 4° Reg. UE 679/2016).
Per la gestione delle attività viene utilizzata una procedura informatizzata, denominata IdeaFism, che prevede il posizionamento dei dati presso un portale web gestito da un autonomo Titolare che opera in qualità di responsabile dei trattamenti esterni attenendosi alle misure di sicurezza da noi richieste.
Inoltre, la scuola ha in dotazione un sistema, denominato Chess, per il monitoraggio dell’esito educativo nei servizi prima infanzia a supporto dell’educatore e dell’insegnante per la predisposizione di progetti educativi focalizzati sulla specificità del singolo bambino, per la programmazione didattica dell’intera sezione.
I dati dei bambini (ad eccezione delle immagini fotografiche o video, per le quali si veda infra) saranno conservati per anni 5 dal momento in cui il/la bambino/a cessa di frequentare la Scuola, e saranno quindi poi eliminati. Potranno essere eliminati anche prima della decorrenza di tale termine a seguito di richiesta da parte dei genitori.
3.2. I soggetti esterni che svolgono trattamenti di dati personali per conto del Titolare sono “Responsabili del trattamento” ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 Reg. UE 679/2016 e sono stati dunque doverosamente individuati con apposito contratto o atto di nomina. Tali soggetti si sono impegnati a garantire la tutela dei diritti degli Interessati e ad adottare ogni misura tecnico-organizzativa adeguata. Un elenco completo dei soggetti Responsabili sarà fornito dal Titolare a semplice richiesta dei genitori. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, i dati personali dei bambini potranno essere comunicati e, di conseguenza, trattati da:
Scuole Primarie
FISM
Società fornitrice del software CHESS
Studio consulenza del lavoro
Studio consulenza fiscale/contabile
Enti svolgenti attività psicomotoria
Figure professionali operanti nella scuola e/o per conto della scuola su incarico/autorizzazione della stessa (es. psicologo, logopedista, fotografo…)
Enti competenti in base alle leggi vigenti
3.3. Per quanto più specificamente concerne le registrazioni audio e/o le riprese fotografiche (in negativo/digitale) e/o le riprese video si informa che queste potranno essere effettuate da personale interno alla Scuola oppure da soggetti esterni (es. fotografo); in quest’ultima ipotesi, il soggetto sarà opportunamente nominato “Responsabile del trattamento” ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 Reg. UE 679/2016. Le foto potranno essere esposte all’interno dei locali della Scuola come pure in altri luoghi esterni (es. altre Scuole per mostre o altri eventi scolastici). Registrazioni audio e riprese fotografiche e video dei bambini potranno essere effettuate durante le attività didattiche e/o nel corso di feste, incontri o altri eventi. Il CD-ROM delle registrazioni e riprese effettuate sarà consegnato ai genitori dei bambini frequentanti la Scuola, se da loro richiesto, e potrà inoltre essere utilizzato per rappresentazioni nell’ambito delle attività tipiche della Scuola, all’interno della stessa e/o all’interno di locali adibiti a mostre di carattere scolastico, per gli scopi didattici che la Scuola riterrà opportuni. Inoltre, allo scopo di informare in merito ad eventi e momenti positivi della nostra Scuola, registrazioni e riprese potranno essere fatte oggetto di diffusione su Internet da parte della Scuola, tramite pubblicazione sul proprio sito web oppure attraverso gli organi di stampa e i media televisivi.
Registrazioni audio e riprese, fotografiche e video, potranno essere effettuate anche dai genitori dei bambini, i quali dovranno tuttavia farne un uso esclusivamente privato; qualunque diffusione del materiale da parte dei genitori dovrà previamente essere concordata con gli altri genitori dei bambini coinvolti nelle registrazioni o riprese, i quali decideranno, assumendosene ogni responsabilità, se esprimere o meno il consenso alla diffusione delle registrazioni audio e/o delle immagini ritraenti il/la proprio/a figlio/a. E’ fortemente sconsigliata la diffusione di registrazioni e/o riprese all’interno di gruppi Whatsapp, Facebook, Skype o altro. Da tali utilizzi la Scuola prende le distanze declinando ogni responsabilità e ferma restando, invece, la responsabilità di quei genitori che adotteranno comportamenti difformi.
Le immagini fotografiche e/o video effettuate dalla Scuola (per il tramite di propri interni oppure di esterni quali il fotografo) saranno conservate dalla Scuola la quale continuerà, anche negli anni successivi a quelli di frequentazione da parte dell’alunno/a, ad esporle al proprio interno e/o ad eventi, anche esterni ad essa, che la interesseranno. Dato linteresse “storico” della Scuola ad archiviare le immagini dei bambini che, nel corso del tempo, l’anno frequentata, dette immagini saranno eliminate soltanto a fronte di specifica richiesta da parte dei genitori o dell’alunno/a una volta divenuto/a maggiorenne.
Qualora si desideri che il/la proprio/a figlio/a non compaia in registrazioni audio e/o foto e/o video e/o che questi non vengano diffusi, si sconsiglia la presenza del/della bambino/a ai momenti e agli eventi in cui foto e riprese avranno luogo. Si precisa che le foto delle attività didattiche pubblicate nella pagina della scuola di facebook contengono solo volti di bambini non riconoscibili.
4.Conferimento dei dati
4.1. Il conferimento di dati personali è strettamente necessario ai fini dello svolgimento delle attività e al conseguimento delle finalità di cui al punto 2.
Di conseguenza, l’eventuale rifiuto da parte dei genitori di conferire i dati personali propri e del/della proprio/a bambino/a (inclusi i dati attinenti lo stato di salute del/della bambino/a) comporta l’impossibilità di adempiere le anzidette attività e conseguire le anzidette finalità, inclusa in primis l’iscrizione del/della bambino/a presso la nostra struttura.
4.2. Per quanto concerne il trattamento dei dati attinenti particolari regimi alimentari dettati da motivi di salute del/della bambino/a (dati considerati “particolari” ai sensi dell’art 9 Reg. UE 679/2016) si ricorda che questi vengono richiesti al fine di consentire una diversificazione nella somministrazione al/alla bambino/a degli alimenti (evitando, ad esempio, che a bambini allergici ad un determinato alimento venga somministrato proprio quell’alimento). Poiché la mancata indicazione di tale informazione comporterebbe il rischio di somministrare cibi inadatti al/alla bambino/a con conseguente rischio di insorgenza di reazioni avverse o altre problematiche, il conferimento di tale informazione è assolutamente obbligatorio. I genitori sono dunque pregati di indicare (in apposito altro modulo), in modo dettagliato ed esaustivo, le problematiche alimentari (allergie, intolleranze o altro) di cui soffre il/la bambino/a, i cibi che inducono tali problematiche nonché eventuali medicinali da somministrare al/alla bambino/a, prima o dopo il pasto nonché in caso di involontaria ingestione dell’alimento, in modo tale da consentire un consapevole e tempestivo intervento delle insegnanti.
Un’incompleta indicazione delle problematiche (e dei cibi che le determinano) solleva la Scuola da ogni responsabilità nel caso in cui il/la bambino/a si senta male a causa di un alimento ingerito e non previamente indicato.
4.3. Per quanto concerne il trattamento dei dati attinenti a malattie, disabilità, patologie o altre problematiche legate alla salute del/della bambino/a (dati considerati “particolari” ai sensi dell’art 9 Reg. UE 679/2016) si ricorda che questi vengono richiesti al fine di consentire di diversamente modulare le attività (ricreative, di gioco, di insegnamento, motorie o altro) in modo tale da consentire che il/la bambino/a possa partecipare alle varie attività della Scuola ma senza con ciò essere costretto/a a subirle con modalità inadeguate alla propria condizione psico-fisica. Conoscere tali informazioni è necessario alla Scuola affinché le insegnanti ed ogni altra figura operante al suo interno possa consentire a ciascun bambino di esprimere il massimo di se stesso, cosa non possibile non conoscendone eventuali problematiche fisiche o psichiche. Un’adeguata conoscenza di esse è utile ed imprescindibile per il benessere e l’integrazione del/della bambino/a nonché per il benessere e l’integrazione di tutti gli altri bambini che con il/la bambino/a si trovano ad interagire.
La conoscenza delle problematiche di salute dei bambini è necessaria altresì a consentire a tutti coloro che operano all’interno della Scuola di prontamente reagire in caso di necessità e bisogno del/della bambino/a nonché (specie se trattasi di problematica di carattere psicologico) a richiedere l’intervento di adeguate figure di sostegno (insegnanti, psicologi o altro).
I genitori sono dunque pregati di segnalare (nell’apposito modulo fornito dalla Scuola oppure mediante colloquio), in modo dettagliato ed esaustivo, le problematiche psico-fisiche di cui soffre il/la proprio/a bambino/a nonché i medicinali che si rende necessario somministrare in orario scolastico e le ulteriori accortezze e cautele da adoperare.
4.4. Per quanto concerne il trattamento dei dati attinenti le convinzioni religiose (dati considerati “particolari” ai sensi dell’art 9 Reg. UE 679/2016) si ricorda che questi vengono richiesti all’esclusivo fine di consentire una diversificazione nella somministrazione al/alla bambino/a degli alimenti (evitando, ad esempio, che a bambini di fede islamica venga somministrata carne di maiale). Fornire o meno tale dato è nell’esclusiva discrezione dei genitori; la mancata indicazione di tale informazione non sarà in alcun modo preclusiva dell’iscrizione del/della bambino/a presso la nostra Scuola ed avrà quale unica conseguenza la somministrazione al/alla bambino/a degli stessi alimenti somministrati agli altri bambini, senza diversificazione alcuna. Qualora, quindi, desideriate diversificare la dieta di Vostro/a figlio/a Vi preghiamo di segnalarlo alla Scuola compilando l’apposito modulo che essa potrà fornirVi a richiesta. Lo stesso modulo potrà essere utilizzato per la richiesta di somministrazione di menù vegetariani o vegani. Valgono al riguardo le stesse considerazioni appena esposte per le scelte alimentari dettate da motivi religiosi.
- Trasferimento dati all’estero
I dati personali Vostri e di Vostro/a figlio/a potranno essere trasferiti all’estero (all’interno dell’UE) soltanto qualora si presenti per la Scuola l’opportunità di partecipare a progetti formativi europei.
- Reclamo e ricorso
Si informa che è sempre possibile proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (ai sensi dell’art. 77 Reg UE 679/2016) o ricorso giurisdizionale (ai sensi dell’art. 79 Reg UE 679/2016) qualora gli Interessati ritengano che i diritti di cui godono siano stati violati a seguito di un trattamento.
Treviso , lì 25.05.2018
Il Titolare del Trattamento dati, Scuola Infanzia Provera e nido integrato I Cuccioli
nella persona del Legale Rappresentante Giovanni Kirschner.
Consenso
Consapevoli che, come previsto dall’art. 7, comma 3° Reg. UE 679/2016, il consenso prestato potrà in qualunque momento essere revocato, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca, padre e madre del/della bambino/a, se entrambi esercenti la responsabilità genitoriale oppure l’unico genitore esercente l’anzidetta responsabilità esprimono il loro consapevole ed esplicito consenso al trattamento dei seguenti dati personali del/della proprio/a figlio/ a: comuni (nome, cognome, età…) per le finalità di cui al punto 2, lettere da a) a c)
particolari (relativi allo stato di salute) per le finalità di cui al punto 2, lettere da d) a f) (meglio esplicitate ai punti 4.2 e 4.3)
particolari (attinenti alle convinzioni religiose oppure a scelte alimentari quali quella vegetariana o quella vegana) per la finalità di cui al punto 2, lett. g) (meglio esplicitata al punto 4.4)
immagine (fotografica e/o video) e registrazioni sonore, per la finalità di cui al punto 2, lett h) (meglio esplicitata al punto 3.3)
comuni, per trasferimento dei dati all’estero (UE) in occasione di progetti europei ai quali la Scuola scelga di partecipare
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Treviso 09 Settembre 2021
